Podmioty współpracujące i kontrahenci - klauzula informacyjna

Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych podmiotów współpracujących lub kontrahentów

1. Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych będzie IMPRESSIO-MED Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa z siedzibą w Warszawie (dalej: my). Możesz się z nami skontaktować w następujący sposób:

• listownie na adres: ul. Biały Kamień 2 lok. U4, 02-593 Warszawa

• przez e-mail: contact@impressiomed.com

• telefonicznie: 22 400 60 60

2. Inspektor ochrony danych
Wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. Jest to osoba, z którą możesz się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych. Z inspektorem możesz się kontaktować w następujący sposób:

• listownie na adres: ul. Biały Kamień 2 lok. U4, 02-593 Warszawa

• przez e-mail: iodo@impressiomed.com

• telefonicznie: 22 400 60 60

3. Cele przetwarzania oraz podstawa prawna przetwarzania
Będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe, aby:

· wykonać wiążącą nas umowy lub realizować łączącą nas współpracę;

· wypełnienie obowiązku prawnego przechowywania dokumentacji księgowej, w postaci faktur VAT lub innej wymaganej przepisami;

· ocenić wiarygodność płatniczą w związku z zawarciem i wykonaniem umowy lub wiążącej nas współpracy.

Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest:

· Niezbędność do wykonania umowy lub realizacji naszej współpracy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

· Wypełnienie obowiązku prawnego (art. 74 ust. 2 pkt 8 ustawy o rachunkowości w związku z art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

· Nasz prawnie uzasadniony interes w postaci weryfikacji i oceny wiarygodności naszych kontrahentów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. Okres przechowywania danych osobowych
Przetwarzamy dane osobowe do momentu rozwiązania łączącej nas umowy, rozliczenia wzajemnych zobowiązań oraz przez okres przedawnienia właściwy dla rodzaju zawartej umowy, przez okres minimum 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym dokumentacja księgowa taka została utworzona.

5. Odbiorcy danych
Będziemy przekazywać Twoje dane osobowe:

· podmioty świadczące obsługę rachunkową

· dostawcy usług IT

· profesjonalni doradcy prawni oraz podmioty zajmujące się windykacją należności

· podmioty świadczące usługi przechowywania i archiwizacji

· podmioty świadczące usługi niszczenia dokumentacji oraz nośników danych

· podmioty prowadzące działalność pocztową lub kurierską

· właściwe organy administracji publicznej

Takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z nami i tylko zgodnie z naszymi poleceniami.

6. Informacja o zamiarze przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowe
Będziemy przekazywać Twoje dane osobowe poza teren Rzeczpospolitej Polskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego przez korzystanie z usług chmurowego przechowywania danych w postaci SaaS (Software as a service), których dostarczyciele posiadają część serwerów w państwach niezrzeszonych (w tym USA). Z dostawców tego rodzaju usług wybieramy jednak tych, którzy świadczą usługi zgodnie z wysokimi standardami w tym potwierdzone atestem i wpisanych na listę The EU-U.S. and Swiss-U.S. Privacy Shield Framework.

7. Twoje prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych i podejmowaniem zautomatyzowanych decyzji
Przysługują Ci następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

a. prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych;

b. prawo dostępu do Twoich danych osobowych;

c. prawo żądania sprostowania Twoich danych osobowych;

d. prawo żądania usunięcia Twoich danych osobowych;

e. prawo żądania ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych;

f. prawo wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych ze względu na Twoją szczególną sytuację – w przypadkach kiedy przetwarzamy Twoje dane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu;

g. prawo do przenoszenia Twoich danych osobowych, tj. prawo otrzymania od nas Twoich danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie informatycznym nadającym się do odczytu maszynowego. Możesz przesłać te dane innemu administratorowi danych lub zażądać, abyśmy przesłali Twoje dane do innego administratora. Jednakże zrobimy to tylko wówczas, jeśli takie przesłanie jest technicznie możliwe. Prawo do przenoszenia danych osobowych przysługuje Ci tylko co do tych danych, które przetwarzamy na podstawie umowy z Tobą lub na podstawie Twojej zgody.

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami lub z naszym inspektorem ochrony danych (dane kontaktowe w punktach 1 i 2 powyżej).

Prawo wycofania zgody
W zakresie, w jakim Twoje dane są przetwarzane na podstawie zgody, masz prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Twojej zgody przed jej wycofaniem. Zgodę możesz wycofać poprzez wysłanie oświadczenia o wycofaniu zgody na nasz adres korespondencyjny, nasz adres emailowy, a także poprzez niniejszy link.

Prawo wniesienia skargi do organu
Przysługuje Ci także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Źródło pochodzenia danych
Twoje dane zostały nam przekazane przez Ciebie lub pochodzą ze zbiorów publicznie dostępnych.

Wymóg podania danych i konsekwencje niepodania
Podanie danych osobowych jest niezbędne do nawiązania współpracy.

Informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji i o profilowaniu
Profilowanie danych osobowych nie jest dokonywane.